På denne siden finner du:
1. Årsmøte
2. Fordeling av roller
3. Medlemsmailer
4. Medlemsmøter
5. Styremøter
6. Økonomi/ regnskap/ revisjon
7. Ansvar for medlemsregister/ verving
8. Kultur i lokalforeningen
9. Samarbeid og møter med arbeidsgiver
10. Årshjulet
1. Årsmøte

Hvordan man avholder årsmøtet er opp til hver lokalavdeling, men det skal gjennomføres innen 1.mars hvert år. Her kommer noen tips til planlegging og gjennomføring av årsmøte:

  1. Varsle valgkomiteen om å sette i gang arbeidet. Tips til valgkomiteen:
    • Snakk med alle som sitter i styret om hva de ønsker videre – husk også de som evt. er i permisjon eller annet
    • Send ut mail/ kontakt medlemmene og be om innspill til eventuelle kandidater
    • Husk å vurdere kandidater i alle stillingsgrupper/ avdelinger osv.
    • Utarbeid en innstilling til årsmøtet
    • Innstillingen sendes gjerne ut i forkant av årsmøtet
  2. Sørge for at nødvendige dokumenter er klare til årsmøtet (se maler)
    • Årsberetning: Årsmøtet er en god anledning til å vise medlemmene hva man har jobbet med det siste året, ved å legge fram årsberetningen. Årsberetningen bør inneholde noe fra LAMU, tilsettingsrådet og styret.
    • Regnskap og revisjon
    • Innkalling/ dagsorden. Saker må ha blitt meldt inn senest 14 dager før årsmøtet for at de skal kunne bli tatt opp på selve årsmøtet (jf. Vedtekter for KYs lokalforeninger).
    • Valgkomiteens innstilling
  3. Planlegge selve gjennomføringen
    • Dato og sted – snakk gjerne med arbeidsgiver om hvilken tid som passer best slik at flest mulig får deltatt. Søk tjenestefri for styret og de som stiller til valg slik at man er sikker på at disse får kommet. Kanskje er det også behov for et styremøte i forkant?
    • Send ut innkalling/ saksliste
    • Skal det være noe bevertning?
    • Skal andre inviteres (regiontillitsvalgt, forbundskontoret eller andre) må det sendes invitasjon. Her settes ofte opp en frist slik at de kan koordinere årsmøter. Husk også de som er i foreldrepermisjon og evt. andre typer permisjon. I tillegg inviterer mange pensjonistmedlemmer tilhørende lokalforeningen.
    • Skal årsmøtet kombineres med medlemsmøte/kurs?
    • Forbered hvem som kan være ordstyrer, skrive referat/protokoll og to til å skrive under protokollen. Disse må velges, men det er lurt å ha en plan og avklare med personene på forhånd. Mal for protokoll ligger her. 
    • Etter årsmøtet skal arbeidsgiver informeres skriftlig om hvem som er valgt, slik at de vet hvem de skal forholde seg til. Send også ut protokollen til alle medlemmene, samt KY Regionalt og sentralt. Dersom man ønsker kan man gjerne sende protokollen til arbeidsgiver og eventuelle andre organisasjoner lokalt.
  4. Tips
    • Det anbefales å avholde et medlemsmøte i tilknytning til årsmøtet. Gjennomfør alltid årsmøtet først, formelt og ordentlig. Avslutt årsmøtet og gå over i medlemsmøte/ kurs eller annet (evt. kurs før årsmøtet). Ikke bland inn annet enn det som skal være med i årsmøtet i det formelle.
    • Pass på at alle blir inkludert – husk hvem som er medlemmene og gjør at alle føler seg ivaretatt på møtet.
    • Sørg for å delegere oppgaver så ikke alt faller på samme person.
    • Finn noe som fenger og gjør at folket vil komme. Vær kreativ. Kurs, medlemsmøte, servering, quiz med premie, invitere gjester fra KY regionalt/sentralt/medlemsfordeler, noe sosialt osv kan være eksempler. Å legge årsmøtet til et annet sted; eks. en restaurant dersom man har økonomi til det, kan også være en mulighet.
    • Tenke på tidspunkt og møtested ifm. når medlemmene har mulighet til å delta.

Etter årsmøtet skal arbeidsgiver ha skriftlig melding om hvem som er valgt som tillitsvalgte. Arbeidsgiver skal også skriftlig melde om hvem som er deres representant som tillitsvalgte skal henvende seg til (HA§31). Husk også å melde fra om nytt styre til KY regionalt og sentralt.

2. Fordeling av roller

Kort tid etter årsmøtet bør styret samles og man bør se på hvordan man ønsker å fordele roller og arbeide i året som kommer. Noen oppgaver ligger naturlig til vervet, mens andre er mer fleksible. F.eks er det viktig å bestemme hvordan man ønsker å arbeide. Hva vil man ha fokus på? Hvilke saker er viktige? Hva er årets mål? Det må bestemmes hvilke fullmakter leder har og hvordan man ønsker deltakelse fra de forskjellige i styret. Hvem skal sitte i et forhandlingsutvalg? – Hvem som møter kan godt variere ut fra hvilken kunnskap de forskjellige styremedlemmene har og hva man er mest engasjert i.  Slikt bør være diskutert grundig i styret.

Forslag til ansvarsfordeling:

(Dette er hentet fra et forslag for større organisasjoner, men det gir en god oversikt over hvilke oppgaver man kan tenke på å fordele)

Lederens oppgaver:

  1. Lede foreningen og møter
  2. Administrere styret, foreningen og seg selv
  3. Kontrollere vedtak, referater, komiteer
  4. Representere ved møter/forhandlinger/presse etc
  5. Ta initiativ, ha ideer og forslag som fremmer foreningen
  6. Inspirere de enkelte i styret og medlemmene
  7. Motivere og skape interesse
  8. Skape tillit både blant medlemmer, ledelse og konkurrerende forening
  9. Være foreningens fremste medlem

Gi æren til andre – ta ubehagelighetene selv.  Hele styret er ansvarlig, men leder er hovedansvarlig!

Nestlederens oppgaver:

  1. Skal når som helst kunne overta for leder og ta dennes oppgaver
  2. Tilrettelegge arbeidet i styret
  3. Utarbeide saksdokumenter (dele dette med leder)
  4. Være ansvarlig for verving

Sekretærens oppgaver:

  1. Protokoller og referater fra møter
  2. Sammen med leder sørge for all korrespondanse
  3. Sammen med leder sørge for årsberetning til årsmøtet.  Skal sendes alle medlemmer før årsmøtet
  4. Sammen med leder sørge for at forbundet er ajour med saker
  5. Sammen med leder sørge for informasjonsarbeid
  6. Sammen med leder sørge for møteinnkalling
  7. Holde arkivet ajour til enhver tid

Kassererens oppgaver:

  1. Betaling av foreningens regninger
  2. Innkassere medlemskontingent (se etter at det stemmer fra forbundet)
  3. Sammen med nestleder holde medlemskartoteket ajour
  4. Utarbeide foreningens budsjett og regnskap
  5. Være hovedansvarlig for at styret har det de trenger av kontormateriell (mye av dette skal arbeidsgiver hjelpe oss med)

De fire ovennevnte er foreningens sekretariat og har sammen hovedansvaret for foreningens daglige drift.

Styremedlemmenes oppgaver:

  1. Disse gis spesielle oppgaver/ansvar etter behov
  2. Lede forskjellige utvalg
  3. Kontrollere at foreningens sekretariat fungerer, samt hjelpe disse
  4. Ta på seg oppdrag som avlaster foreningens sekretariat
  5. Være aktive i verving og informasjon til medlemmene

Å være styremedlem er ingen sovepute for tillitsvalgte!

Varamedlemmenes oppgaver:

  1. Om det er flere må de rangeres m.h.t. hvem som har stemmerett ved styremøter
  2. Skal når som helst kunne overta et verv i styret
  3. Bør som vane kalles inn på alle styremøter (om alle kommer taper de bare stemmeretten). Lede forskjellige utvalg
  4. Ta på seg oppdrag som avlaster foreningens sekretariat
  5. Være aktiv i verving og informasjon til medlemmene.

Valgkomiteens oppgave:

  1. Har en særlig viktig oppgave med at det kontinuitet i foreningen
  2. Finne de rette og motiverte personene til styret.  Det er særs viktig at ikke hele styret er på valg samtidig
  3. Forklare alle hva de forskjellige styreverv krever av dem
  4. Valgkomiteen bør bestå av medlemmer som kjenner foreningen og medlemmene godt
  5. Sørge for at styret blir så bredt sammensatt som mulig (kjønn, alder, erfaring etc)
  6. Husk at foreningsarbeid er et teamwork og at alle i styret må kunne kommunisere og stole på hverandre
3. Medlemsmailer

Mail er en viktig kommunikasjonsmåte ut mot medlemmene. Mange praktiserer å sende ut månedsinfo/ medlemsinfo ved jevne mellomrom. Dette er en fin måte å nå medlemmene på, spesielt siden man har forskjellige arbeidstider. Mye av informasjonen man får fra ledelsen kan også sendes ut til medlemmene. Dersom man har tid til at medlemmene kan få uttalt seg, før man går i et drøftingsmøte er det en stor fordel for den som skal representere medlemmene, samt at medlemmene føler seg mer ivaretatt.

4. Medlemsmøter

Etter avtale med arbeidsgiver kan organisasjonene avholde medlemsmøter i arbeidstiden om saker av generell karakter som partene er enige om er av vesentlig betydning å gi alle rask informasjon om (HA §34(1)). Husk også her å finne et tidspunkt og sted der flest mulig har mulighet til å møte. På slike møter kan man også med fordel være litt kreativ for å få medlemmene til å møte opp.

Tips til innhold:

  • Nye bestemmelser/ lovverk/ avtaler
  • Forklaring av lønnsslipper i etterkant av høytider/ før lønnsoppgjør etc.
  • Pensjon
  • Forsikring
  • Permisjonsrettigheter
  • Turnus (Det er spesielt viktig å lufte turnus for medlemmene, da dette er noe som betyr mye for de. Dersom dere får til en god prosess, er det større sjans for at medlemmene blir fornøyd.)

Det anbefales at man er ute i god tid med innkalling, samt å sende ut en påminnelse og saksliste til medlemmene på forhånd. Da får man både vist hvilke saker som kommer til å bli tatt opp, samtidig som det kanskje er større sjanse for at flere kommer dersom de ser at viktige saker skal tas opp.

5. Styremøter

Når og hvor ofte?

Det kan være lurt å avholde styremøte i lokalforeningen før faste avtalte møter med arbeidsgiver. Gjerne en uke før, siden saksliste skal foreligge da. Da kan man også ha tid til å behandle (og evt. få medlemsrespons) på saker som skal opp i IDF/ drøfting møter.

6. Økonomi/ regnskap/ revisjon

Refusjoner til lokalforeningene er 0.075% av medlemskontingenten ( pr januar 2012 ca 250 kr pr medlem)

Det anbefales at man ordner seg en bankkonto for lokalforeningen. Om lokalforeningen ikke har egen kontor utbetales refusjonen til den regiontillitsvalgte for den regionen lokalforeningen tilhører.

Dersom lokalforeningen ønsker det, kan de bruke loddsalg eller andre måter på å få ytterligere inntekter.

Regnskap – Av regnskap i lokalforeningen kreves det at det holdes orden på bilag for hva som går inn og ut av lokalforeningens konto/ kasse. Det kan være nyttig å ha et enkelt årsregnskap å legge fram på årsmøtet i lokalforeningen. Da kan men enkelt vise overfor medlemmene hva pengene er brukt til og man viser at man driver foreningen på en ryddig måte.

Pengene kan brukes på det lokalforeningen selv ønsker. Det er forskjellig fra sted til sted hvilke behov man han og hvordan man ønsker å prioritere. Pengene kan for eksempel brukes på (forslag fra lokalforeningene):

  • Kostnader i forbindelse med møter/kurs
  • Servering på medlemsmøter/ årsmøtet
  • Julegave til hvert medlem eller en felles til medlemmene
  • Julegodteri el. til ansatte
  • Medlemstur
  • Godtgjørelse for utgifter ifm. reise, telefon etc.
7. Ansvar for medlemsregister / verving

Som leder i lokalforeningen har man tilgang til medlemsregisteret for sin lokalforening. Det sendes ut informasjon om dette til nye tillitsvalgte. Skulle du ikke ha fått informasjon, ta kontakt med forbundskontoret. Dersom det ønskes at en annen i styret har ansvaret for dette er det mulig – bare gi beskjed.

Det er viktig å søke å organisere alle som kan bli medlem på arbeidsplassen. Dersom man har stor oppslutning, står man sterkere. KY s prinsipper når det gjelder verving er følgende:

  • Verving skal skje innenfor etiske rammer
  • Prinsippet om organisasjonsfrihet skal respekteres
8. Kultur i lokalforeningen

Tillitsvalgte er foreningens ansikt utad. Det er viktig at styret i lokalforeningen står samlet utad og påvirker medlemmene til noe positivt. Det er viktig å huske at man representerer medlemmene og ikke kun en selv. Innimellom må man ta standpunkt man ikke nødvendigvis er personlig enig i.

For fagforeningene er det viktig at medlemmene er engasjert, både for å få tilbakemeldinger og for å rekruttere fremtidige tillitsvalgte. Vis medlemmene at dette er lærerikt og morsomt!

9. Samarbeid  og møter med arbeidsgiver

Tillitsvalgte skal gjøre sitt beste for å opprettholde et rolig og godt samarbeidsforhold med arbeidsgiver. Det kan lønne seg å bli enige om hyppige informasjonsmøter slik at informasjon blir gitt direkte mellom partene og ikke i form av rykter eller at ting har blitt innført uten å ha blitt informert om/ drøftet.

Husk også at det er tillatt å ta en «time-out» i møtet for å snakke sammen, eller å utsette et møte dersom det skal drøftes/forhandles om ting som ikke var avtalt på forhånd.

10. Årshjulet

Her kommer et forslag til årshjul. Dere kan selv legge inn plan for deres styremøter/medlemsmøter eller andre aktiviteter etc.

Januar

  • I januar kommer tildelingsbrevet for Kriminalomsorgen.  Hvordan dette skal benyttes er en drøftingssak på sentralt nivå (HA §12).
  • Arbeidsgiver har ansvar for å kalle inn til minst et evalueringsmøte årlig, hvor samarbeidet mellom partene og praktisering av hovedavtalen skal være tema (HA §1, pkt. 12). Dette må ikke nødvendigvis ligge i januar, men rundt nyttår er praktisk.
  • Det anbefales også å lage en møteplan for resten av året nå. Det er lurt å sette opp en møteplan som legger disse møtene til logiske steder på året.
  • Budsjettet drøftes en gang i året, men skal re-drøftes om det skal foretas omdisponeringer mellom lønn og drift jfr HA
  • Det skal være minst tre informasjonsmøter i løpet av et år med økonomi/regnskap som tema.
  • IA-avtalen skal vurderes i to egne møter i løpet av året. Sett opp en plan for disse møtene. Se brosjyren: Tillitsvalgte i et inkluderende arbeidsliv
  • Bruk av velferdsmidler skal forhandles med tillitsvalgte (HA §13-2 c).

Februar

  • Årsmøtet i lokalforeningene skal avholdes innen 1. mars.

Mars

April

  • Info økonomi/ regnskap.
  • I april forgår tarifforhandlinger mellom FAD og hovedsammenslutningene.

September

  • Info økonomi/ regnskap. På dette møtet er alle variable helligdager ferdig, samt sommeravviklingen, og budsjettet bør gi en god indikasjon på hvordan resultatet blir

Oktober

  • Budsjett for kommende år

Desember

  • Info økonomi/ regnskap.

 

Link: Vedtekter for lokalforeninger i KY 2016-